Guide de l'utilisateur

Premiers pas

Après l'inscription, une courte configuration vous demande votre entreprise et votre premier site, puis vous arrivez sur le tableau de bord. Les gérants et responsables voient la journée d'un coup d'œil : les interventions du soir, qui a pointé et ce qui est « À traiter ». Les agents et sous-traitants voient leurs propres interventions du soir et des jours suivants. Les clients voient les interventions sur leurs sites, les problèmes qu'ils ont signalés et leurs factures. La barre latérale mène au planning, aux sites, à l'équipe, au temps et aux factures.

Interventions et fiche d'intervention

Une intervention, c'est un passage planifié sur un site. Définissez une fois le planning récurrent d'un site et ses interventions se créent toutes seules. Chacune apparaît sur le téléphone de l'agent désigné sous forme de fiche : l'adresse avec l'itinéraire, le code d'accès, votre note pour le site et la checklist, dans la langue de l'agent.

Pointer l'arrivée

Ouvrez l'app, touchez l'intervention du soir puis « Pointer l'arrivée ». L'app enregistre l'heure et compare la position du téléphone avec celle du bâtiment. Si vous êtes trop loin, elle vous demande de confirmer et note la distance pour votre responsable. Votre temps sur place démarre au pointage. En retard ? Touchez « En retard » sur la fiche et choisissez 15, 30 ou 60 minutes : votre responsable est prévenu.

Suivre la checklist

La checklist est rangée par zone, par exemple Accueil, Sanitaires, Salle de pause. Cochez au fur et à mesure et ajoutez une note si c'est utile. Si une tâche est impossible, une pièce fermée par exemple, marquez-la « Impossible à faire » et indiquez pourquoi au lieu de la laisser vide. Les photos sont facultatives, sauf si l'option « Demander des photos après » est activée pour le site. Votre progression est enregistrée au fur et à mesure, même hors ligne.

Pointer le départ

Quand c'est fini, touchez « Pointer le départ ». L'app enregistre l'heure et la position, les heures vont sur votre feuille d'heures et l'intervention apparaît comme terminée pour votre responsable.

Photos sur la fiche (facultatives)

Les photos ne sont jamais obligatoires par défaut. Quand un client veut voir le travail, activez « Demander des photos après » pour ce site : la fiche demande alors une photo après chaque zone. Les agents peuvent aussi ajouter une photo d'eux-mêmes, par exemple pour montrer un dégât constaté. Les photos restent attachées à l'intervention : quand un client pose une question sur un soir précis, vous lui envoyez un lien vers cette intervention.

Signaler des problèmes

Si votre équipe tombe sur un problème pendant une intervention (quelque chose de cassé, un danger, une pièce inaccessible, tout ce que le client doit savoir), elle le signale depuis l'app. Touchez le bouton de signalement, choisissez l'urgence, ajoutez une description et une photo si besoin, puis envoyez. Le problème arrive chez le responsable, qui en assure le suivi, et vous êtes prévenu quand il est mis à jour ou résolu.

Gérer les tâches

Les tâches sont des travaux de suivi confiés à une personne, le plus souvent créés à partir d'un problème signalé. Les agents et sous-traitants voient les leurs dans l'onglet Tâches de l'app. Chaque tâche a une description, une échéance, une priorité et ses photos ou notes. Mettez le statut à jour au fil du travail (En cours, Terminée) et ajoutez une photo à la fin si c'est utile. Les responsables créent, attribuent et réattribuent les tâches depuis le tableau de bord.

Interventions signalées et « Impossible à faire »

La plupart des interventions ne vous demandent rien : l'agent pointe, suit la checklist et repart. Une intervention demande votre attention quand un agent y a signalé quelque chose, quand elle n'a jamais commencé avant la fin de son créneau, ou quand quelqu'un a annoncé un retard. Les trois apparaissent sous « À traiter » sur votre tableau de bord. Ouvrez l'intervention pour voir ce qui s'est passé, puis appelez le client, reprogrammez ou renvoyez quelqu'un. « Impossible à faire » n'est pas un reproche fait à l'agent : c'est lui qui vous dit, avec la raison, ce qui reste et pourquoi, pour que vous l'appreniez avant le client.

Notifications

FacilityCare IQ vous prévient de ce qui a besoin de vous : un agent en retard, un problème nouveau ou mis à jour, une intervention terminée, une note pour l'équipe modifiée sur un site, une facture préparée en fin de mois, et un court résumé du matin sur les interventions de la nuit. Choisissez ce que vous recevez dans les Paramètres. Les agents reçoivent les notifications sur leur téléphone, dans leur langue, y compris vos messages à l'équipe du soir.

Besoin de plus d'aide ?

Si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez, notre équipe d'assistance est là pour vous aider. Contactez-nous à support@facilitycareiq.com.