Guide de l'utilisateur

Premiers pas

Après avoir créé votre compte et terminé la configuration, vous arriverez sur votre tableau de bord. Les gestionnaires voient un aperçu des opérations avec les visites du jour, l'état des établissements et l'activité de l'équipe. Les agents de nettoyage et les inspecteurs voient le planning qui leur est assigné pour la journée. Les clients voient leurs établissements avec les scores de qualité et l'activité récente. Utilisez la barre latérale pour naviguer entre les sections.

Visites de service

Les visites de service sont au cœur de FacilityCare IQ. Chaque visite représente un nettoyage planifié dans un établissement, avec pointage d'arrivée et de départ vérifié par GPS, listes de contrôle numériques et documentation photographique.

Pointer l'arrivée

Ouvrez l'application mobile et accédez à votre planning. Appuyez sur l'établissement pour afficher les détails de la visite, puis appuyez sur « Pointer l'arrivée ». L'application vérifie votre position GPS par rapport au périmètre virtuel du bâtiment. Une fois l'arrivée pointée, votre temps sur place est suivi automatiquement. Si vous êtes en dehors du rayon du périmètre virtuel, un message de confirmation s'affiche — votre distance sera enregistrée pour examen par votre gestionnaire.

Compléter les listes de contrôle

Chaque visite peut inclure une ou plusieurs listes de contrôle organisées par zones (p. ex. Hall, Sanitaires, Salle de pause). Parcourez chaque zone en marquant les éléments comme terminés et en ajoutant des photos là où c'est requis. Vous pouvez ajouter des notes à des éléments individuels pour plus de contexte. Votre progression est enregistrée automatiquement.

Pointer le départ

Lorsque vous avez terminé toutes les tâches, appuyez sur « Pointer le départ » pour clôturer votre visite. L'application enregistre l'heure de votre départ et votre position GPS. Votre visite est ensuite soumise pour vérification et notation.

Photos de preuve

Les preuves photographiques sont essentielles pour l'assurance qualité et la transparence envers le client. Vous pouvez capturer des photos pendant l'achèvement de la liste de contrôle ou comme preuve autonome. Toutes les photos sont automatiquement horodatées et géolocalisées par GPS. Utilisez des photos avant/après pour documenter votre travail — elles apparaissent dans les rapports d'inspection et les portails clients. Appuyez sur l'icône de l'appareil photo sur n'importe quel élément de la liste de contrôle pour joindre une photo, ou utilisez le bouton photo de la barre d'outils de la visite pour ajouter une preuve générale.

Signaler des problèmes

Si votre équipe découvre un problème pendant une visite — dommage matériel, danger pour la sécurité, pénurie de fournitures ou souci de qualité — elle peut le signaler immédiatement via l'application. Appuyez sur le bouton de problème, sélectionnez un niveau de gravité (Faible, Moyenne, Élevée ou Critique), ajoutez une description et des photos, puis soumettez. Les problèmes sont automatiquement transmis au gestionnaire pour assignation et suivi. Vous recevrez des notifications lorsque le problème est mis à jour ou résolu.

Gérer les tâches

Les tâches sont des éléments de travail assignés aux membres de l'équipe, souvent créés à partir de problèmes ou de constats d'inspection. Consultez les tâches assignées depuis la section Tâches de l'application mobile ou du tableau de bord. Chaque tâche comprend une description, une date d'échéance, un niveau de priorité et toutes les photos ou notes associées. Mettez à jour le statut de la tâche au fur et à mesure de votre travail (En cours, Terminée) et ajoutez des photos de résolution une fois terminée. Les gestionnaires peuvent créer, assigner et réassigner des tâches depuis le tableau de bord.

Vérification des visites et assurance qualité

Après qu'un agent de nettoyage a pointé son départ, la visite entre dans une file d'attente de vérification. Les gestionnaires examinent les données de la visite — positions GPS d'arrivée/de départ, temps sur place, pourcentage d'achèvement de la liste de contrôle et preuves photographiques. Chaque visite reçoit un score de confiance automatique basé sur ces facteurs. Les examinateurs peuvent accepter la visite, la signaler pour suivi ou la rejeter avec des notes. Les visites vérifiées contribuent aux scores de qualité des établissements et peuvent servir à générer automatiquement des factures.

Notifications

FacilityCare IQ envoie des notifications pour les événements clés : visites à venir, rappels de pointage, nouveaux signalements de problèmes, assignations de tâches, résultats de vérification et plus encore. Configurez vos préférences de notification dans les Paramètres — choisissez quels événements déclenchent des alertes et comment vous les recevez. Les notifications push sont disponibles sur l'application mobile pour des mises à jour en temps réel sur le terrain.

Besoin de plus d'aide ?

Si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez, notre équipe d'assistance est là pour vous aider. Contactez-nous à support@facilitycareiq.com.