FacilityCare IQModelo de fatura para empresas de limpeza
Uma fatura de limpeza tem de mostrar ao cliente, à primeira vista, que edifício, que mês e que serviços está a pagar. Este modelo está organizado assim: um documento por edifício e período, uma linha para o contrato e outra para cada serviço extra, o IVA e os seus dados de pagamento. Em Portugal serve de pró-forma ou de resumo do mês: a fatura com validade fiscal sai do programa certificado.
Uma página A4. Preencha à mão ou num editor de PDF.
O modelo
FATURA PRÓ-FORMA
| Descrição | Qtd. | Preço unit. | Valor |
|---|---|---|---|
Este documento não serve de fatura.
O que uma fatura de limpeza deve ter
São os dados que o cliente e a contabilidade dele procuram. As regras mudam de país para país: use a lista como verificação e confirme com o seu contabilista.
- Os seus dados
- Nome ou denominação, NIF, morada e um contacto.
- Cliente
- Denominação, NIF e morada de faturação do cliente, que muitas vezes não é a do edifício que limpa: administração do condomínio, sede ou contabilidade.
- Número e datas
- Um número sequencial que nunca se repete, a data de emissão e a data de vencimento.
- Edifício e período
- Que edifício e que datas. Um documento por edifício e por mês é o mais fácil de aprovar para um administrador de condomínio.
- Linhas
- Numa avença mensal, uma linha pelo mês. Com valor por serviço ou à hora, uma linha por serviço com a data. Os extras, como uma limpeza de vidros ou uma limpeza pós-obra, vão numa linha própria com a data.
- IVA
- Valor sem IVA, taxa e montante de IVA, quando se aplica. Veja a nota abaixo.
- Condições de pagamento
- O prazo: a pronto, a 15 ou a 30 dias, como estiver no contrato.
- Como pagar
- O IBAN, com o número do documento como referência da transferência.
- Observações
- O número da nota de encomenda, se o cliente trabalhar com uma.
O IVA e a fatura certificada
A taxa de IVA e a obrigação de a cobrar dependem da sua situação. E em Portugal a fatura com validade fiscal é emitida num programa de faturação certificado pela AT, no Portal das Finanças ou em impressos de tipografia autorizada, por isso este PDF diz «Fatura pró-forma» e não substitui a fatura. Confirme com o seu contabilista.
Como o FacilityCare IQ prepara este documento
Cada edifício tem o seu valor: mensal, semanal, diário, por serviço ou à hora.
No dia 1, a fatura do mês anterior de cada edifício ativo é preparada a partir dos serviços que a equipa concluiu. Um valor mensal é uma linha pelo mês; por serviço ou à hora, uma linha por serviço, com as horas trabalhadas nos edifícios à hora. Nenhum serviço é cobrado duas vezes.
Os documentos são numerados em sequência (INV-00001, INV-00002...), com vencimento a pronto ou até 90 dias.
Revê o rascunho e envia-o por e-mail com o PDF em anexo, na língua do cliente e com os seus dados de pagamento. Quando receber, marca-o como pago.
O que não faz: o FacilityCare IQ soma o IVA à taxa que indicar, mas não recebe pagamentos online e não é um programa de faturação certificado pela AT nem de contabilidade. A fatura com validade fiscal continua a sair do seu programa certificado; o FacilityCare IQ diz-lhe o que faturar a cada cliente.
Perguntas sobre a fatura de limpeza
O que deve ter uma fatura de serviços de limpeza?
Os seus dados e NIF, os do cliente, um número sequencial, as datas de emissão e de vencimento, o edifício e o período, uma linha por mês ou por serviço com o valor, os extras em linhas próprias, o IVA quando se aplica, o total, as condições de pagamento e o IBAN.
Posso usar este modelo como fatura em Portugal?
Não como fatura com validade fiscal: essa é emitida num programa certificado pela AT, no Portal das Finanças ou em impressos de tipografia autorizada. Use-o como pró-forma, como resumo do mês para o cliente aprovar, ou para organizar os dados antes de faturar.
Faturo a limpeza por mês ou por serviço?
Como estiver no contrato. Uma avença é uma linha pelo mês; um contrato por serviço ou à hora fatura-se serviço a serviço, com as datas. Os extras vão sempre numa linha à parte.
O modelo é gratuito?
Sim. Descarregue o PDF, imprima-o ou preencha-o num editor de PDF, as vezes que quiser, sem registo.
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Deixe de o preencher à mão
O FacilityCare IQ prepara no dia 1 o documento de cada edifício a partir do calendário. Grátis para os seus 2 primeiros edifícios.