Guia do Utilizador

Primeiros passos

Depois de se registar, uma configuração curta pede-lhe a empresa e o primeiro edifício, e depois chega ao painel. Donos e gestores veem o dia num relance: os serviços desta noite, quem já marcou entrada e o que precisa de atenção. A equipa de limpeza e os prestadores veem os seus próprios serviços desta noite e dos próximos dias. Os clientes veem os serviços nos seus edifícios, as ocorrências que reportaram e as suas faturas. A barra lateral leva-o ao calendário, aos edifícios, à equipa, ao tempo e às faturas.

Serviços e ficha de serviço

Um serviço é uma limpeza agendada num edifício. Configure uma vez o calendário recorrente de um edifício e os serviços criam-se sozinhos. Cada um aparece no telemóvel de quem foi escalado como ficha de serviço: a morada com o caminho, o código da porta, a sua nota para o local e a checklist, na língua dessa pessoa.

Marcar entrada

Abra a app, toque no serviço desta noite e depois em «Marcar entrada». A app regista a hora e compara a localização do telemóvel com a do edifício. Se estiver longe demais, pede-lhe confirmação e anota a distância para o seu gestor. O tempo no local começa a contar na entrada. Vai atrasar-se? Toque em «Vou atrasar-me» na ficha e escolha 15, 30 ou 60 minutos: o seu gestor recebe um aviso.

Seguir a checklist

A checklist está organizada por zona, por exemplo Receção, Casas de banho, Copa. Vá assinalando as tarefas e junte uma nota quando ajudar. Se algo não puder ser feito, como uma sala fechada, marque «Não foi possível concluir» e diga porquê em vez de deixar em branco. As fotos são opcionais, a menos que o edifício tenha «Pedir fotos do depois» ativado. O progresso é guardado à medida que avança, mesmo offline.

Marcar saída

Quando terminar, toque em «Marcar saída». A app regista a hora e a localização, as horas vão para a sua folha de horas e o serviço aparece como concluído para o seu gestor.

Fotos na ficha de serviço (opcionais)

As fotos nunca são obrigatórias por defeito. Quando um cliente quiser ver o trabalho, ative «Pedir fotos do depois» nesse edifício: a ficha passa a pedir uma foto por zona no fim. A equipa também pode juntar uma foto por iniciativa própria, por exemplo para mostrar um estrago encontrado. As fotos ficam ligadas ao serviço, por isso, quando um cliente perguntar por uma noite concreta, pode enviar-lhe um link para esse serviço.

Reportar problemas

Se a equipa encontrar um problema durante um serviço (algo partido, um risco de segurança, uma sala onde não consegue entrar, qualquer coisa que o cliente deva saber), pode reportá-lo na app. Toque no botão de problema, escolha a urgência, junte uma descrição e uma foto se ajudar, e envie. O problema chega ao gestor, que trata do seguimento, e recebe um aviso quando for atualizado ou resolvido.

Gerir tarefas

As tarefas são trabalhos de seguimento atribuídos a uma pessoa, quase sempre criados a partir de um problema reportado. A equipa e os prestadores veem as suas no separador Tarefas da app. Cada tarefa tem uma descrição, um prazo, uma prioridade e as fotos ou notas associadas. Atualize o estado enquanto trabalha (Em curso, Concluída) e junte uma foto no fim se ajudar. Os gestores criam, atribuem e reatribuem tarefas no painel.

Serviços assinalados e o que significa «Não foi possível concluir»

A maioria dos serviços não lhe pede nada: quem limpa marca entrada, segue a checklist e marca saída. Um serviço precisa da sua atenção quando alguém assinalou algo nele, quando nunca começou antes de fechar a janela horária ou quando alguém avisou que se ia atrasar. Os três aparecem em «Precisa de atenção» no seu painel. Abra o serviço para ver o que se passou e depois ligue ao cliente, remarque ou mande alguém de volta. «Não foi possível concluir» não é uma falha de quem limpa: é essa pessoa a dizer-lhe, com o motivo, o que ficou por fazer e porquê, para que saiba antes do cliente.

Notificações

O FacilityCare IQ avisa-o do que precisa de si: alguém que se vai atrasar, um problema novo ou atualizado, um serviço concluído, uma nota para a equipa alterada num edifício, uma fatura preparada no fim do mês e um resumo curto de manhã sobre os serviços da noite. Escolha o que recebe nas definições. A equipa recebe notificações no telemóvel, na sua língua, incluindo as suas mensagens para a equipa desta noite.

Precisa de mais ajuda?

Se não encontrar o que procura, a nossa equipa de apoio está aqui para ajudar. Contacte-nos em support@facilitycareiq.com.