Guía del Usuario

Primeros pasos

Después de registrarte, una configuración breve te pide tu empresa y tu primera sede, y luego llegas al panel. Dueños y responsables ven el día de un vistazo: los servicios de esta noche, quién ha registrado la entrada y lo que «Requiere atención». Operarios y subcontratistas ven sus propios servicios de esta noche y de los próximos días. Los clientes ven los servicios de sus sedes, las incidencias que han reportado y sus facturas. La barra lateral te lleva al calendario, las sedes, el equipo, el tiempo y las facturas.

Servicios y hoja de servicio

Un servicio es una limpieza programada en una sede. Configura una vez el calendario recurrente de una sede y sus servicios se crean solos. Cada uno aparece en el móvil del operario asignado como hoja de servicio: la dirección con indicaciones, el código de acceso, tu nota para la sede y la lista de tareas, en el idioma del operario.

Registrar la entrada

Abre la app, toca el servicio de esta noche y luego «Registrar entrada». La app guarda la hora y compara la ubicación del móvil con la del edificio. Si estás demasiado lejos, te pide que confirmes y anota la distancia para tu responsable. El tiempo en la sede empieza a contar con la entrada. ¿Vas con retraso? Toca «Voy con retraso» en la hoja de servicio y elige 15, 30 o 60 minutos: tu responsable recibe un aviso.

Seguir la lista de tareas

La lista está ordenada por zonas, por ejemplo Recepción, Aseos, Sala de descanso. Marca las tareas a medida que avanzas y añade una nota cuando ayude. Si algo no se puede hacer, como una sala cerrada, márcalo como «No se pudo completar» y di por qué en lugar de dejarlo en blanco. Las fotos son opcionales, salvo que la sede tenga activado «Pedir fotos del después». El avance se guarda sobre la marcha, también sin conexión.

Registrar la salida

Cuando termines, toca «Registrar salida». La app guarda la hora y la ubicación, las horas pasan a tu hoja de horas y el servicio aparece como terminado para tu responsable.

Fotos en la hoja de servicio (opcionales)

Las fotos nunca son obligatorias por defecto. Cuando un cliente quiera ver el trabajo, activa «Pedir fotos del después» en esa sede: la hoja de servicio pedirá entonces una foto por zona al terminar. Los operarios también pueden añadir una foto por su cuenta, por ejemplo para mostrar un desperfecto. Las fotos quedan unidas al servicio, así que cuando un cliente pregunte por una noche concreta puedes enviarle un enlace a ese servicio.

Reporte de problemas

Si tu equipo encuentra un problema durante un servicio (algo roto, un riesgo, una sala a la que no puede entrar, cualquier cosa que el cliente deba saber), puede reportarlo desde la app. Toca el botón de incidencia, elige la urgencia, añade una descripción y una foto si ayuda, y envía. La incidencia llega al responsable, que se encarga del seguimiento, y tú recibes un aviso cuando se actualiza o se resuelve.

Gestión de tareas

Las tareas son trabajos de seguimiento asignados a una persona, casi siempre creados a partir de una incidencia. Operarios y subcontratistas ven las suyas en la pestaña Tareas de la app. Cada tarea tiene una descripción, una fecha límite, una prioridad y sus fotos o notas. Actualiza el estado mientras trabajas (En curso, Completada) y añade una foto al terminar si ayuda. Los responsables crean, asignan y reasignan tareas desde el panel.

Servicios señalados y qué significa «No se pudo completar»

La mayoría de los servicios no te piden nada: el operario registra la entrada, sigue la lista y registra la salida. Un servicio requiere tu atención cuando un operario ha señalado algo en él, cuando nunca empezó antes de que cerrara su franja horaria o cuando alguien avisó de que iba con retraso. Los tres aparecen en «Requiere atención» en tu panel. Abre el servicio para ver qué pasó y luego llama al cliente, cambia la fecha o envía a alguien de nuevo. «No se pudo completar» no es una falta del operario: es el operario diciéndote, con el motivo, qué quedó pendiente y por qué, para que lo sepas antes que el cliente.

Notificaciones

FacilityCare IQ te avisa de lo que te necesita: un operario que va con retraso, una incidencia nueva o actualizada, un servicio terminado, una nota para el equipo que ha cambiado en una sede, una factura preparada a fin de mes y un breve resumen por la mañana de los servicios de la noche. Elige lo que recibes en Configuración. Los operarios reciben las notificaciones en el móvil, en su idioma, incluidos tus mensajes al equipo de esta noche.

¿Necesitas más ayuda?

Si no encuentras lo que buscas, nuestro equipo de soporte está aquí para ayudarte. Escríbenos a support@facilitycareiq.com.