Benutzer-Handbuch

Erste Schritte

Nachdem Sie Ihr Konto erstellt und das Onboarding abgeschlossen haben, landen Sie auf Ihrem Dashboard. Manager sehen einen Betriebsüberblick mit heutigen Besuchen, Objektstatus und Teamaktivität. Reinigungskräfte und Inspektoren sehen ihren zugewiesenen Tagesplan. Kunden sehen ihre Objekte mit Qualitätsbewertungen und aktuellen Aktivitäten. Verwenden Sie die Seitenleiste, um zwischen den Bereichen zu navigieren.

Dienstleistungsbesuche

Dienstleistungsbesuche sind der Kern von FacilityCare IQ. Jeder Besuch stellt eine geplante Reinigung in einem Objekt dar, mit GPS-verifiziertem Ein- und Auschecken, digitalen Checklisten und Fotodokumentation.

Einchecken

Öffnen Sie die mobile App und navigieren Sie zu Ihrem Zeitplan. Tippen Sie auf das Objekt, um Besuchsdetails anzuzeigen, dann auf „Einchecken". Die App überprüft Ihren GPS-Standort anhand des Geofence des Gebäudes. Nach dem Einchecken wird Ihre Zeit vor Ort automatisch erfasst. Wenn Sie sich außerhalb des Geofence-Radius befinden, erscheint eine Bestätigungsaufforderung – Ihre Entfernung wird für Ihren Manager zur Überprüfung gespeichert.

Checklisten ausfüllen

Jeder Besuch kann eine oder mehrere nach Bereichen organisierte Checklisten enthalten (z. B. Eingang, Sanitäranlagen, Aufenthaltsraum). Arbeiten Sie jeden Bereich durch, markieren Sie Elemente als erledigt und fügen Sie bei Bedarf Fotos hinzu. Sie können Notizen zu einzelnen Elementen für zusätzlichen Kontext hinzufügen. Ihr Fortschritt wird automatisch gespeichert.

Auschecken

Wenn Sie alle Aufgaben abgeschlossen haben, tippen Sie auf „Auschecken", um Ihren Besuch zu beenden. Die App erfasst Ihre Abgangszeit und den GPS-Standort. Ihr Besuch wird dann zur Verifizierung und Bewertung eingereicht.

Beweisfotos

Fotodokumentation ist entscheidend für Qualitätssicherung und Kundentransparenz. Sie können Fotos während der Checklisten-Bearbeitung oder als eigenständige Beweise aufnehmen. Alle Fotos werden automatisch mit Zeitstempel und GPS versehen. Verwenden Sie Vorher-/Nachher-Fotos, um Ihre Arbeit zu dokumentieren – diese erscheinen in Inspektionsberichten und Kundenportalen. Tippen Sie auf das Kamerasymbol bei einem Checklisten-Element, um ein Foto anzuhängen, oder verwenden Sie die Foto-Schaltfläche in der Besuchs-Symbolleiste für allgemeine Beweise.

Probleme melden

Wenn Ihr Team während eines Besuchs ein Problem entdeckt – Geräteschäden, Sicherheitsrisiken, Versorgungsengpässe oder Qualitätsmängel – können sie es sofort über die App melden. Tippen Sie auf die Problem-Schaltfläche, wählen Sie einen Schweregrad (Niedrig, Mittel, Hoch oder Kritisch), fügen Sie eine Beschreibung und Fotos hinzu und senden Sie es ab. Probleme werden automatisch zur Zuweisung und Verfolgung an den Manager weitergeleitet. Sie erhalten Benachrichtigungen, wenn das Problem aktualisiert oder gelöst wird.

Aufgaben verwalten

Aufgaben sind Arbeitselemente, die Teammitgliedern zugewiesen werden, häufig aus Problemen oder Inspektionsbefunden erstellt. Sehen Sie zugewiesene Aufgaben im Bereich „Aufgaben" in der mobilen App oder im Dashboard. Jede Aufgabe enthält eine Beschreibung, ein Fälligkeitsdatum, eine Prioritätsstufe und zugehörige Fotos oder Notizen. Aktualisieren Sie den Aufgabenstatus während der Arbeit (In Bearbeitung, Abgeschlossen) und fügen Sie Lösungsfotos hinzu, wenn Sie fertig sind. Manager können Aufgaben vom Dashboard aus erstellen, zuweisen und neu zuweisen.

Besuchsverifizierung & Qualitätssicherung

Nachdem eine Reinigungskraft ausgecheckt hat, tritt der Besuch in eine Verifizierungswarteschlange ein. Manager überprüfen die Besuchsdaten – GPS-Ein-/Auscheckstandorte, Zeit vor Ort, Checklisten-Abschlussgrad und Fotodokumentation. Jeder Besuch erhält automatisch einen Vertrauenswert auf Basis dieser Faktoren. Prüfer können den Besuch akzeptieren, zur Nachverfolgung kennzeichnen oder mit Notizen ablehnen. Verifizierte Besuche tragen zu Objektqualitätsbewertungen bei und können zur automatischen Rechnungserstellung verwendet werden.

Benachrichtigungen

FacilityCare IQ sendet Benachrichtigungen für wichtige Ereignisse: bevorstehende Besuche, Eincheck-Erinnerungen, neue Problemmeldungen, Aufgabenzuweisungen, Verifizierungsergebnisse und mehr. Konfigurieren Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen in den Einstellungen – wählen Sie, welche Ereignisse Benachrichtigungen auslösen und wie Sie diese empfangen. Push-Benachrichtigungen sind in der mobilen App für Echtzeit-Updates im Einsatz verfügbar.

Weitere Hilfe benötigt?

Wenn Sie nicht finden, was Sie suchen, ist unser Support-Team für Sie da. Kontaktieren Sie uns unter support@facilitycareiq.com.