Benutzer-Handbuch

Erste Schritte

Nach der Registrierung fragt eine kurze Einrichtung nach Ihrer Firma und Ihrem ersten Objekt, danach landen Sie im Dashboard. Inhaber und Leitung sehen den Tag auf einen Blick: die Einsätze von heute Abend, wer eingecheckt hat und was Aufmerksamkeit erfordert. Reinigungskräfte und Subunternehmer sehen ihre eigenen Einsätze für heute Abend und die nächsten Tage. Kunden sehen die Einsätze in ihren Objekten, die Probleme, die sie gemeldet haben, und ihre Rechnungen. Über die Seitenleiste erreichen Sie Einsatzplan, Objekte, Team, Zeit und Rechnungen.

Einsätze und Einsatzkarte

Ein Einsatz ist eine geplante Reinigung an einem Objekt. Legen Sie den wiederkehrenden Plan eines Objekts einmal an, und seine Einsätze entstehen von selbst. Jeder erscheint auf dem Handy der eingeteilten Reinigungskraft als Einsatzkarte: Adresse mit Route, Türcode, Ihr Hinweis zum Objekt und die Checkliste, in der Sprache der Reinigungskraft.

Einchecken

Öffnen Sie die App, tippen Sie auf den Einsatz von heute Abend und dann auf „Einchecken“. Die App speichert die Uhrzeit und gleicht den Standort des Handys mit dem Gebäude ab. Sind Sie zu weit entfernt, fragt sie nach einer Bestätigung und notiert die Entfernung für Ihre Leitung. Ihre Zeit vor Ort beginnt mit dem Einchecken. Verspätung? Tippen Sie auf der Einsatzkarte auf „Ich komme später“ und wählen Sie 15, 30 oder 60 Minuten; Ihre Leitung bekommt eine Mitteilung.

Checkliste abarbeiten

Die Checkliste ist nach Bereichen gegliedert, zum Beispiel Eingang, Sanitärräume, Pausenraum. Haken Sie Punkte ab, während Sie arbeiten, und ergänzen Sie eine Notiz, wo sie hilft. Geht etwas nicht, etwa weil ein Raum verschlossen ist, markieren Sie es als „Nicht möglich“ und nennen den Grund, statt es leer zu lassen. Fotos sind optional, außer beim Objekt ist „Nachher-Fotos anfordern“ eingeschaltet. Ihr Fortschritt wird laufend gespeichert, auch offline.

Auschecken

Wenn Sie fertig sind, tippen Sie auf „Auschecken“. Die App speichert Uhrzeit und Standort, die Stunden landen auf Ihrem Stundenzettel, und der Einsatz erscheint für Ihre Leitung als erledigt.

Fotos auf der Einsatzkarte (optional)

Fotos sind standardmäßig nie Pflicht. Möchte ein Kunde die Arbeit sehen, schalten Sie für dieses Objekt „Nachher-Fotos anfordern“ ein: Die Einsatzkarte fragt dann je Bereich nach einem Nachher-Foto. Reinigungskräfte können auch von sich aus ein Foto anhängen, etwa um einen vorgefundenen Schaden zu zeigen. Die Fotos bleiben am Einsatz gespeichert. Fragt ein Kunde nach einem bestimmten Abend, schicken Sie ihm einen Link zu genau diesem Einsatz.

Probleme melden

Findet Ihr Team während eines Einsatzes ein Problem (etwas Kaputtes, eine Gefahr, einen Raum ohne Zugang, alles, was der Kunde wissen sollte), meldet es das direkt in der App: auf die Schaltfläche für Probleme tippen, die Dringlichkeit wählen, eine Beschreibung und bei Bedarf ein Foto hinzufügen, absenden. Das Problem geht an die Leitung, die sich darum kümmert, und Sie werden benachrichtigt, wenn es aktualisiert oder gelöst wird.

Aufgaben verwalten

Aufgaben sind Folgearbeiten für eine Person, meist aus einem gemeldeten Problem entstanden. Reinigungskräfte und Subunternehmer sehen ihre im Reiter Aufgaben der App. Jede Aufgabe hat eine Beschreibung, eine Frist, eine Priorität und zugehörige Fotos oder Notizen. Aktualisieren Sie den Status während der Arbeit (In Bearbeitung, Erledigt) und fügen Sie am Ende ein Foto hinzu, wenn es hilft. Die Leitung erstellt, vergibt und verteilt Aufgaben im Dashboard.

Gemeldete Einsätze und was „Nicht möglich“ bedeutet

Die meisten Einsätze brauchen nichts von Ihnen: Die Reinigungskraft checkt ein, arbeitet die Checkliste ab und checkt aus. Aufmerksamkeit braucht ein Einsatz, wenn eine Reinigungskraft etwas daran gemeldet hat, wenn er bis zum Ende seines Zeitfensters nie begonnen wurde oder wenn jemand eine Verspätung gemeldet hat. Alle drei stehen unter „Erfordert Aufmerksamkeit“ im Dashboard. Öffnen Sie den Einsatz, sehen Sie nach, was los war, und rufen Sie dann den Kunden an, verschieben Sie den Einsatz oder schicken Sie jemanden noch einmal hin. „Nicht möglich“ ist kein Vorwurf an die Reinigungskraft: Sie sagt Ihnen damit, mit Grund, was offen geblieben ist und warum, damit Sie es vor dem Kunden erfahren.

Benachrichtigungen

FacilityCare IQ meldet sich, wenn Sie gebraucht werden: bei einer Verspätung, einem neuen oder aktualisierten Problem, einem abgeschlossenen Einsatz, einem geänderten Hinweis für das Team an einem Objekt, einer zum Monatsende vorbereiteten Rechnung und mit einer kurzen Morgenzusammenfassung der Einsätze der Nacht. Was Sie erhalten, wählen Sie in den Einstellungen. Reinigungskräfte bekommen Mitteilungen auf dem Handy, in ihrer Sprache, auch Ihre Nachrichten an das Team von heute Abend.

Weitere Hilfe benötigt?

Wenn Sie nicht finden, was Sie suchen, ist unser Support-Team für Sie da. Kontaktieren Sie uns unter support@facilitycareiq.com.