Guida utente

Per iniziare

Dopo la registrazione, una breve configurazione ti chiede l'impresa e il primo cantiere, poi arrivi sul pannello. Titolari e responsabili vedono la giornata a colpo d'occhio: gli interventi di stasera, chi ha fatto il check-in e cosa c'è «Da gestire». Addetti e collaboratori esterni vedono i propri interventi di stasera e dei giorni successivi. I clienti vedono gli interventi nei loro cantieri, le segnalazioni che hanno inviato e le loro fatture. La barra laterale ti porta a calendario, cantieri, squadra, tempo e fatture.

Interventi e scheda intervento

Un intervento è una pulizia programmata in un cantiere. Imposta una volta il calendario ricorrente di un cantiere e gli interventi si creano da soli. Ognuno compare sul telefono dell'addetto assegnato come scheda intervento: l'indirizzo con le indicazioni, il codice d'accesso, la tua nota per il cantiere e la checklist, nella lingua dell'addetto.

Fare il check-in

Apri l'app, tocca l'intervento di stasera e poi «Check-in». L'app registra l'ora e confronta la posizione del telefono con quella del cantiere. Se sei troppo lontano, ti chiede di confermare e annota la distanza per il tuo responsabile. Il tempo in cantiere parte dal check-in. In ritardo? Tocca «Sono in ritardo» sulla scheda e scegli 15, 30 o 60 minuti: il tuo responsabile riceve un avviso.

Seguire la checklist

La checklist è divisa per zone, per esempio Ingresso, Bagni, Area relax. Spunta le voci mentre lavori e aggiungi una nota quando serve. Se qualcosa non si può fare, come una stanza chiusa, segnala «Impossibile completare» e spiega perché invece di lasciarla in bianco. Le foto sono facoltative, a meno che il cantiere non abbia attivato «Richiedi foto del dopo». I progressi vengono salvati man mano, anche offline.

Fare il check-out

Quando hai finito, tocca «Check-out». L'app registra ora e posizione, le ore vanno sul tuo foglio ore e l'intervento risulta completato per il tuo responsabile.

Foto sulla scheda intervento (facoltative)

Le foto non sono mai obbligatorie di default. Quando un cliente vuole vedere il lavoro, attiva «Richiedi foto del dopo» per quel cantiere: la scheda chiederà una foto a fine lavoro per ogni zona. Gli addetti possono anche aggiungere una foto di loro iniziativa, per esempio per mostrare un danno trovato. Le foto restano allegate all'intervento, così quando un cliente chiede di una sera precisa puoi mandargli un link a quell'intervento.

Segnalazione problemi

Se la squadra trova un problema durante un intervento (qualcosa di rotto, un pericolo, una stanza in cui non si può entrare, qualsiasi cosa il cliente debba sapere), può segnalarlo dall'app. Tocca il pulsante di segnalazione, scegli l'urgenza, aggiungi una descrizione e una foto se serve, e invia. Il problema arriva al responsabile, che lo segue, e ricevi un avviso quando viene aggiornato o risolto.

Gestione delle attività

Le attività sono lavori di follow-up assegnati a una persona, di solito creati da un problema segnalato. Addetti e collaboratori esterni vedono le proprie nella scheda Attività dell'app. Ogni attività ha una descrizione, una scadenza, una priorità e le foto o note collegate. Aggiorna lo stato mentre lavori (In corso, Completata) e aggiungi una foto alla fine se serve. I responsabili creano, assegnano e riassegnano le attività dal pannello.

Interventi segnalati e cosa significa «Impossibile completare»

La maggior parte degli interventi non ti chiede nulla: l'addetto fa il check-in, segue la checklist e fa il check-out. Un intervento richiede la tua attenzione quando un addetto vi ha segnalato qualcosa, quando non è mai iniziato prima della chiusura della sua fascia oraria o quando qualcuno ha avvisato di essere in ritardo. Tutti e tre compaiono in «Da gestire» sul pannello. Apri l'intervento per vedere cos'è successo, poi chiama il cliente, sposta l'intervento o rimanda qualcuno. «Impossibile completare» non è una colpa dell'addetto: è l'addetto che ti dice, con il motivo, cosa è rimasto e perché, così lo sai prima del cliente.

Notifiche

FacilityCare IQ ti avvisa di ciò che ha bisogno di te: un addetto in ritardo, un problema nuovo o aggiornato, un intervento completato, una nota per la squadra modificata in un cantiere, una fattura preparata a fine mese e un breve riepilogo al mattino sugli interventi della notte. Scegli cosa ricevere nelle Impostazioni. Gli addetti ricevono le notifiche sul telefono, nella loro lingua, compresi i tuoi messaggi alla squadra di stasera.

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